Электронная почта (E-mail)- одна из служб Интернета, которая так же, как обычная почта, служит для доставки писем. К электронным письмам могуг быть прикреплены файлы (текстовые, графические, архивные и других типов). Скорость доставки писем зависит от скорости работы компьютерных сетей, но редко превышает несколько минут. Поэтому электронная почта стала одним из важнейших инструментов общения и деловой переписки.
1. Регистрация почтового ящика
Пpи регистрации доступа в Интернет провайдер предоставляет пользователю дисковое пространство под почтовый ящик. Доступ к такому почтовому ящику можно получить только с домашнего компьютера. Но пользователь может зарегистрировать для себя и другие почтовые ящики на разных почтовых серверах в разных частях света. К таким почтовым ящикам пользователь может обращаться с любого компьютера независимо от его местоположения. Подобного рода услуга бывает платной и бесплатной.Гlопулярные службы бесплатной почты: Mail.ru, Hotbox.ru. Многие поисковые серверы также дают возможность зарегистрировать бесплатный почтовый ящик : Yandex.ru, Rambler.ru. Недостатком бесплатной почты является пониженный уровень безопасности по сравнению с пронайдерекой почтой, а также лишний трафик за счет присутствия рекламы.
Пpи регистрации бесплатного почтового ящика достаточно задать имя почтового ящика, пароль доступа и указать некоторые параметры для почтового сервера. Все остальные данные
(включая юридическую информацию) необязательны. Работать с почтовым ящиком можно либо с помощью специализированной программы - почтового клиента (например, Outlook Express), либо через WеЬ-интерфейс (т. е. с помощью браузера), либо через мобильный телефон.
Адрес электронной почты имеет формат:
имя_пользователя@имя_домена, например, ivanov@тail.rи.
Имя пользователя, как правило, совпадает с именем почтового ящика. Имя домена- это сервер, на котором данный почтовый ящик зарегистрирован.
2. Стандартные папки почтового ящика
Стандартные папки почтового ящика:Входящие - содержат письма, пришедшие в почтовый ящик;
Исходящие (отображается только в почтовых клиентах)- содержат отправляемые письма, письмо остается в этой папке, пока не будет отправлено с почтового сервера, задержка письма
в этой папке означает проблемы на линии связи, но как только проблемы решаются, письмо автоматически отправляется и удаляется из этой папки;
Отправленные - содержат копии писем, которые пользователь отправил своим адресатам (чтобы копии писем попадали в эту папку, нужно сделать соответствующую настройку почтового ящика);
Черновики - содержат недописанное письмо, которое можно дописать и отправить позже;
Корзина - содержит письма, удаленные из всех других папок.
Можно создавать и другие папки, для того чтобы лучше рассортировать письма. Письма можно перемещать из папки в папку и помечать как прочитанные, важные, неважные и т. п.
3. Структура электронного письма
Электронное письмо состоит из заголовка и текста.Поле Oт кого заполняется автоматически.
Поле Кому предназначено для того, чтобы вводить e-mail получателя.
Для отправки сообщения нескольким получателям нужно перечислить их e-mail в поле Копия через запятую. Максимальное количество адресатов в письме- 15.
В поле Тема нужно коротко указать, о чем написано данное письмо (например: выходные, поход в кино, деловое предложение и т. д.)
Поле Текст письма предназначено для набора письма.
Кнопка Отправить передает написанное вами письмо серверу для пересылки его получателям.
Если установить флажок Сохранить копию, то копия письма попадет в папку Отправленные.
4. Работа с электронной почтой
Чтение пришедших писем. Когда пользователь заходит в свой почтовый ящик, он видит список папок, напротив папки Входящие указывается количество находящихся в ней писем и полужирным шрифтом выделяется количество новых (непрочитанных) писем. Чтобы их прочитать, нужно открыть паnку Входящие. Заголовки новых писем обычно находятся вверху сnиска и выделяются полужирным шрифтом, нужно щелкнуть по заголовку письма, и оно откроется . Открытое письмо можно распечатать, щелкнув по кнопке Печать почтовой программы.Если с письмом приходит вложенный файл, то в списке писем слева от имени адресата видна скрепка. Содержимое файла небольшого размера отображается под текстом письма, для просмотра файла большого размера или неизвестного типа нужно щелкнуть по команде Скачать, сохранить файл в своей рабочей папке и просматривать другими средствами Windows. Обратите внимание, именно через вложенные файлы распространяются
многие компьютерные вирусы. Поэтому не стоит открывать файлы, пришедшие от неизвестных адресатов, кроме того, желательно заранее установить антивирусную программу.
Создание и отправка новых писем. При подготовке электронного письма нужно заполнить стандартные поля (Кому, Тема), ввести текст сообщения, если нужно прикрепить вложенный
файл, и нажать кнопку Отправить. При этом в поле Кому обязательно нужно вводить e-mail адресата, в поле Тема краткое описание содержания письма. Если e-mail будет введен с ошибкой, то письмо никуда не отправится, если поле Тема оставить пустым, то адресат получит письмо с заголовком Без темы, что неудобно и некорректно. Для создания текста письма обычно используется простой текстовый редактор, его возможностей в большинстве случаев вполне достаточно. Но, если почтовой проrраммой поддерживается НТМL-формат, то можно красочно отформатировать текст, вставить рисунки, звук и видеосообщения (все это увеличивает размер письма и не всегда оправдано). Дата и время создания письма, адрес почтового ящика отправителя заполняются автоматически почтовой проrраммой.
Ответ на письмо. Самый распространенный способ ответа на письмо, при котором не нужно создавать новое письмо, это нажать кнопку Ответить. Почтовая программа откроет бланк письма, где в поле Кому будет введен адрес получателя, в поле Тема введен текст: Re (тема полученного письма). В рабочем поле будет находиться закомментированный текст пришедшего письма, который поможет адресату вспомнить, о чем он писал. Осталось набрать текст ответа и нажать кнопку Отправить.
Вложенные файлы. При создании нового письма или при ответе в письмо можно вложить файл. Разрешенное количество вложенных файлов и их размер зависят от почтового сервера. Например, на бесплатном почтовом сервере Mail.ru действуют следующие правила: к каждому исходящему письму может быть присоединено не более 10 файлов, общим объемом не более 10 Мб (так как размер файла увеличивается при перекодировке его для пересылки приблизительно на 33 %, присоединяемые файлы должны быть в сумме меньше 7,15 Мб). Чтобы вложить файл, надо с помощью команды Обзор почтовой программы найти его на своем компьютере, открыть и нажать кнопку Прикрепить.
Пересылка. Пересылка пришедших писем по друтим адресам используется не очень часто. Эта команда необходима, когда нужно просто перенаправить пришедшее письмо друтим адресатам, не внося в него каких-либо комментариев.
Удаление. Для того чтобы письма, удаляемые из папок почтового ящика, попадали в Корзину (Корзину почтового ящика, а не ОС Windows!), нужно сделать соответствующую настройку почтового ящика. Из Корзины письма можно перемещать в друтие папки, если Корзину очистить, письма удалятся из почтового ящика.
Адресная книга. В почтовом ящике можно хранить список контактов, т. е. список адресатов, в котором указывается фамилия/имя адресата, его e-mail и, по желанию, другие сведения. Адресную книгу можно сортировать по разным полям и осуществлять поиск нужного адресата. Адресная книга упрощает создание нового письма: чтобы написать письмо адресату, нужно просто выбрать его электронный адрес - откроется бланк письма с заполненным полем Кому. В Адресной книге можно создавать папки и размещать контакты по разделам (например, Друзья, Сотрудники), что упрощает поиск нужного адресата.
Советы по переписке. Не стоит использовать поле Копия более чем для пяти адресов, это считается дурным тоном - ведь таким образом вы рассылаете лист чужих e-mail-aдpecoв.
Заполняйте поле Тема, это позволит вам и вашему адресату сортировать и находить сообщения по теме.
Оставляйте в ответе часть сообщения отправителя, чтобы напомнить, о чем шла речь в том письме, на которое вы отвечаете.
Не используйте заглавные буквы для набора текста, поскольку они могут создать впечатление, ЧТО АВТОР СООБЩЕНИЯ КРИЧИТ!
Спросите вашего адресата, принимает ли он вложенные файлы - если да, то в каком формате и объеме.
Вложенные файлы желательно архивировать, чтобы снизить объем передаваемого трафика.
Ответ желательно отравлять не позже чем через 24 часа.
Не стоит тратить время на красочное оформление писем, в письме важна информация, а не внешний вид.
Проверяйте орфографию своих сообщений и обязательно в конце письма указывайте свое имя.
Домашнее задание:
1) §4 - изучить самостоятельно
2) подготовиться к тесту по §§1-3
Комментариев нет:
Отправить комментарий